Die geteilte situative Aufmerksamkeit hängt maßgeblichen davon ab, dass alle zumindest annähernd dasselbe mentale Modell einer Situation haben. Dies muss zu jeder Zeit gesichert sein, gilt aber ganz besonders in kritischen Momenten. Das Paradox: Gerade in solchen Momenten neigen Menschen aufgrund ihrer emotionalen Belastung dazu, dass jeder für sich Informationen und Handlungen abarbeitet.
Ein effektives Mittel, das zu vermeiden, ist der Situation Report, SITREP oder auch Team Timeout genannt. Es ist ein kurzfristiges Blitzmeeting, das jederzeit und von jedem Teammitglied einberufen werden kann. Es dient dazu, das gesamte Team in die Erörterung der Lage und in den Prozess der Entscheidungsfindung einzubeziehen. Folgende Regelungen sollten hierzu deutlich, explizit und an alle Teammitglieder gleichermaßen kommuniziert sein:
- Zweifelt ein Teammitglied daran, dass das Team eine ausreichende Situative Aufmerksamkeit hat, soll es einen SITREP beim verantwortlichen Offizier beantragen.
- Die Meinungen darüber, wer den SITREP moderieren bzw. leiten soll, gehen auseinander. Ein mögliches Vorgehen ist, dass es derjenige leitet, der es einberufen hat, oder aber der leitende Offizier.
- Vorgehen und sinnvolle Regeln:
- Jedes Teammitglied wird einzeln nach Fakten aus seiner aktuellen Rolle heraus sowie nach seiner Einschätzung der Situation gefragt
- Jedes Teammitglied wird einzeln nach Lösungsideen und Handlungsoptionen gefragt. (Sinnvoll: Zwei Go arrounds)
- Konkurrierende Kommentare zu Einzelbeiträgen sind nicht gestattet. (Diskussionen halten unnötig auf.)
- Eine gemeinsame Entscheidung auf der Grundlage aller Beiträge wird herbeigeführt.
- Handeln, Befehle entsprechend erteilen und ganz wichtig: Effekt kontrollieren
Entscheidend ist auch hier die Grundhaltung und Atmosphäre: Auf der einen Seite sollte ein Teammitglied weder für das Einberufen eines SITREP noch eine Äußerung während des SITREP kritisiert werden. Auf der anderen Seite sollte wirklich jedes Teammitglied eine Einschätzung abgeben müssen. Nur so wird sichergestellt, dass auch derjenige, der gerade Zweifel hat, sie wirklich vorbringt.
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